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四川省南充精神卫生中心档案管理工作调研报告

日期:2021-09-30 11:27:57  来源:  浏览:

四川省南充精神卫生中心

档案管理工作调研报告

南充精神卫生中心档案管理员  蒋云鹏

 

    四川省南充精神卫生中心多年来对档案工作较为重视,在档案管理的硬件和软件建设上均有一定的提升,医院档案工作取得了一定成效。根据《中华人民共和国档案法实施办法》以及省、市有关档案规范化管理实施办法等一系列指导性文件,对照上级要求和其他单位比较,四川省南充精神卫生中心档案管理工作还存在薄弱环节,要进一步加强规范化建设,着力解决档案管理中存在的档案管理工作认识不深、档案基础工作不到位、档案专业人才匮乏和档案经费投入少、软硬件设备落后等问题。通过深入调查单位五个部门档案管理工作的现况,分析存在的问题,研究和制定加快档案事业发展的办法和举措。

一、四川省南充精神卫生中心档案工作的基本现状

四川省南充精神卫生中心成立于1955年,是一家由精神病专科三级甲等公立医院,历史悠久,档案资料繁多,现档案管理涉及到5个部门,分别是院办公室的文书、历史及基建档案管理、人事科的人事档案管理、财务科的会计档案管理、信息科的病历档案管理、司法鉴定所的医学鉴定档案管理。每个部门有专门的档案室存放管理,其管理皆由相关科室负责,目前从事档案管理工作人员均为兼职。

(一)发展环境不断优化。四川省南充精神卫生中心切实把档案工作放在重要位置,加强领导,狠抓落实,并安排院领导分管档案工作,同时,将档案工作纳入单位统筹规划中,进一步细化明确各部门档案工作目标任务,为档案工作提供机制保障。结合实际,积极开展《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《四川省档案条例》的学习宣传,为档案工作营造良好氛围。

(二)硬件条件不断改善。一是重视档案事业发展,档案室有保障。按照档案库房建设标准和要求,建设有档案室,档案查阅室、办公室及其他业务用房均已具备,功能作用发挥较好,档案管理办公条件明显改善。二是继续强化硬件建设,推动档案工作再上新台阶。积极争取项目资金,推动档案室的建设。

(三)业务水平不断提升。一是积极开展馆藏档案数字化工作。对各类建设项目、重要文书档案、重要历史资料的数字化进行录入;按时按量完成计划档案条目录入工作任务。二是突出抓好档案规范化管理。定期根据工作变化修订档案规范化管理办法,安排管理人员参加培训和学习,以确保档案规范化管理。抓好建设项目档案保护和管理。严格按照档案库房“十防”工作要求,定期不定期对档案库房进行安全检查,消除档案霉烂变质及失火、被盗等隐患。三是积极开展档案查询利用服务工作。规范档案查询服务标准,从档案查全率和查准率入手,做到应查尽查,确保馆藏档案有效利用。年均接待档案咨询300余人,提供档案查阅复印1000余次,为查询档案的部门和个人提供了详实的档案资料,充分发挥了档案的历史凭证和参考作用。

(四)队伍建设不断加强。一是建章立制抓学习。单位自成立以来,建章立制,狠抓学习,着力提升干部职工关于档案管理的教育和认知。二是加强培训提素质。积极组织各部门档案管理专兼职人员的学习教育,定期安排档案管理人员参加上级主管部门的业务知识学习和档案管理操作技能培训。

多年来四川省南充精神卫生中心档案管理工作有一定成绩,但其基础薄弱,机关及各部门档案工作规范化管理水平参差不齐,在上级部门的指导下,近几年单位档案工作逐渐走向规范化、标准化管理,有了很大进步:陆续完成了档案库室的建设搬迁、档案室专柜的安置和利用。现在已重视对档案数字化扫描,各项硬件设施逐步完善,愈发重视提升档案员业务能力。

二、问题与原因分析

(一)档案管理人员兼职多、变动频繁,业务水平不高档案工作是一项连续性很强、对档案管理人员专业水平要求颇高的工作。没有落实专职档案人员,部门的档案管理人员,身兼数职,疲于应对日常事务,无法提高业务水平,不利于档案工作开展。

(二)档案收集不齐全单位文件材料和文书档案虽然进行了立卷归档,但部分档案收集不齐全。主要表现在:一是档案门类和载体单一,仅有文书档案,应归档的科技档案、专业档案、照片档案、音像档案、实物档案没有及时归档。二是照片和电子文档都保存在电脑里,未打印出来。三是一些重要档案未归档。一些反映重大事件、活动、重要会议、重大建设项目文件材料未归档或归档不齐全。一些重要业务活动的档案,反映本单位行政管理职能的重要档案散存在相关业务科室和个人手中,未移交给档案管理人员进行归档。

(三)档案因其特殊性需要长期或永久得到妥善保管。但一部分的档案保管保护条件差,主要表现在:有的部门没有固定的档案室,有的虽然有档案室,但没有做到两室分开或三室分开,档案室既存放档案,又是工作人员的办公室,还是档案查阅场所;有的设施设备不齐,有的设备老化,其温湿度控制不合格,严重影响了档案的安全保管保护;有的档案保管分散在各科室,未集中统一管理,影响档案的安全。

三、对策与措施建议

(一)提高对档案管理工作的认识单位档案管理工作要想取得较高的水平,需要单位领导和档案管理人员对档案工作有足够的重视,改变把档案工作当做可有可无的辅助性工作的认识。一是档案工作者自身要通过学习、参加培训等方式,改变自身认为档案管理工作不重要的偏见;二是档案工作者要多向领导宣传档案管理工作的重要性、档案工作的内容和案例,让领导意识到档案工作是一种专业性的工作,重要性的工作,提高对档案工作的重视程度;三是领导要明确档案管理对单位整体工作的重要性,把档案工作列入单位发展规划,列入日常工作计划,并制订相应的考核制度。

(二)提高档案管理人员专业素质要提升档案管理工作人员的专业能力,可以从以下两个方面入手:一是在档案管理工作人员的培训上,要有针对性地加强对档案管理人员的培训,有条件的单位可以派人对归档文件整理跟班实践操作,提高档案管理人员管理档案的专业水平,促进档案管理人员基本职业道德养成;二是任职方面,设置相应的任职条件,提升档案管理知识以及强烈的职业认同感和责任心,包括收集、整理、保护和利用档案的专业技能和综合运用计算机的能力,文件分类以及快速查找的能力,搜索以及分析能力等多方面综合技能,确保档案管理人员有足够的能力来完成自己的工作。

(三)加强资金投入,完善基础设施落实档案管理工作,不仅要在思想上重视,也要在物质上有保障,即资金支持。要不断完善基础设施建设,保障档案资源存放科学、安全、有序。要设置专门的档案室,使档案实体有地方存放。还要有档案管理现代化的设施设备,使档案资源安全保管,减少档案丢失、损毁的风险。

(四)建立和完善档案管理制度档案工作要实现有效的管理,就要建立相关的管理制度。要建立合理的档案工作机构,成立档案工作领导小组,明确档案工作的领导负责人,明确档案管理人员的岗位职责和工作范围,同时建立完善的监督制度。还要建立合理的激励机制,提高档案管理工作人员的工作积极性和对档案事业的职业归属感。对于档案基础工作来说,要建立完善的收集制度、保管利用制度,明确本单位的档案保管期限的划分和归档制度。还要建立档案借阅、登记、统计制度,详细记录档案的使用情况,以便及时查找遗失缺漏。

(五)加强档案信息资源的开发利用档案工作的目的就是为了开发利用。一是要优化档案资源结构,建立档案信息资源保障体系。加强档案接收和征集工作,扩大档案接收范围和征集门类。二是转变观念,树立主动服务观念、开放观念。三是灵活多样,借助新媒体做好档案宣传工作,由被动借阅查询向主动推送服务转变。

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